ประเภทของจดหมายธุรกิจ

เมื่อคุ้นเคยกับการติดต่อทางธุรกิจครั้งแรกอาจได้รับความรู้สึกว่าระบบนี้ซับซ้อนเกินไป ในความเป็นจริงจดหมายธุรกิจประเภทต่างๆสอดคล้องกับความต้องการของแต่ละบุคคลในการปฏิสัมพันธ์

จดหมายธุรกิจเกี่ยวกับความร่วมมือ

สะพานแรกระหว่างคู่ค้าในอนาคตที่เป็นไปได้คือตามกฎจดหมายทางธุรกิจเกี่ยวกับความร่วมมือ ตัวแทนของทั้งสอง บริษัท สามารถทำความคุ้นเคยและดำเนินการเจรจาเบื้องต้น แต่การติดต่ออย่างเป็นทางการจะเป็นจดหมายเกี่ยวกับความร่วมมือ

จุดสำคัญสำหรับเอกสารนี้:

• อุทธรณ์ต่อบุคคลใดบุคคลหนึ่ง
• การอ้างอิงถึงที่ประชุมหรือแหล่งข้อมูลเกี่ยวกับ บริษัท นี้
• สรุปสาระสำคัญของเรื่อง
• ตารางราคาและข้อมูลอื่น ๆ จะดีกว่าในการส่งใบสมัคร

จดหมายธุรกิจของที่ประชุม

หากประสบความสำเร็จขั้นตอนต่อไปก็คือจดหมายทางธุรกิจของที่ประชุม จดหมายธุรกิจประเภทนี้สามารถลดจำนวนขั้นตอนกลางของการเจรจาและส่งผลต่อความสำเร็จของการประชุมที่กำลังจะมาถึงได้ บุคคลที่สนใจควรพิจารณารายละเอียดในรายละเอียดที่เล็กที่สุด:

• กฎระเบียบ
• วาระการประชุม;
• พูดถึงประเด็นการอภิปราย
• ร่างประเด็นปัญหารองที่อาจเกิดขึ้นในกระบวนการ
• จัดเตรียมข้อมูลข่าวสารซึ่งเป็นที่แนะนำให้อีกฝ่ายหนึ่งอ่านก่อนการประชุม

จดหมายธุรกิจที่ระมัดระวังดังกล่าวจะช่วยหลีกเลี่ยงความเข้าใจผิดความคลาดเคลื่อนช่วงเวลาที่ไม่พึงประสงค์อื่น ๆ ที่อาจส่งผลต่อผลของการเจรจาต่อรอง จากผลของการเจรจาจะมีการเขียนจดหมายทางธุรกิจฉบับอื่นเกี่ยวกับการประชุม แต่แล้วในรูปแบบของรายงานผลที่ได้รับ มีวัตถุประสงค์เดียวกัน: เพื่อให้แน่ใจว่าพาร์ทเนอร์ตีความข้อตกลงอย่างถูกต้อง บุคคลที่สองได้รับเชิญให้ยืนยันรายงานการประชุมหรือแก้ไขเป็นกฎหนึ่งวัน

จดหมายธุรกิจประเภทอื่น ๆ

ด้วยความสัมพันธ์ที่สร้างไว้แล้วส่วนใหญ่แล้วจดหมายประเภทธุรกิจเหล่านี้เช่นจดหมายขอธุรกิจและจดหมายตอบกลับ เมื่อมีการเปลี่ยนแปลงใด ๆ ในการจัดการหรือเมื่อต้องการข้อมูลเพิ่มเติม บริษัท อื่นจะส่งจดหมายขออีกฉบับหนึ่ง

เพื่อรักษาความสัมพันธ์ทางธุรกิจที่มีอยู่หรือเพื่อสร้างธุรกิจใหม่ ๆ จดหมายธุรกิจประเภทต่างๆเช่นจดหมายเชิญธุรกิจและจดหมายโฆษณาธุรกิจ บริษัท สามารถจัดประชุมสัมมนาและอื่น ๆ รวมถึงเชิญคู่ค้าที่แท้จริงและมีศักยภาพในกลุ่มผู้บริหารหรือทั้งทีม การส่งจดหมายการขายจะมีราคาถูกกว่า แต่ผลตอบแทนจากการขายลดลงมาก

มารยาททางธุรกิจเกี่ยวข้องกับจดหมายแสดงความขอบคุณเพื่อตอบสนองต่อการปฏิบัติตามคำขอของคู่ค้าหรือเพื่อความร่วมมืออื่น ๆ

การติดต่อทางธุรกิจบางประเภทอาจทำได้ยากกว่า เหล่านี้คือ:

• จดหมายปฏิเสธธุรกิจ
• จดหมายธุรกิจที่มีคำขอโทษ;
• ธุรกิจจดหมายเรียกร้อง;
• จดหมายขอธุรกิจ

ในเอกสารเหล่านี้เป็นสิ่งสำคัญโดยเฉพาะอย่างยิ่งในการรักษาโทนที่มีเมตตาและเคารพ สำหรับจดหมายขอนั้นกฎของจรรยาบรรณทางธุรกิจก็มีการนำมาใช้ในกรณีที่ในชีวิตจะมีความต้องการ

สิ่งที่ต้องค้นหาในจดหมายธุรกิจ:

• ช่วงเวลาสำคัญสำหรับจดหมายธุรกิจคือการอุทธรณ์ต่อบุคคลใดบุคคลหนึ่งโดยมีการสะกดชื่อเต็มตำแหน่งชื่อ บริษัท
• ไม่ว่าคุณจะเขียนจดหมายอิเล็กทรอนิกส์ทางธุรกิจหรือกระดาษหนึ่งเล่ม - ควรอยู่ในหัวจดหมายของ บริษัท ด้วยสิ่งที่จำเป็นทั้งหมด
• จริยธรรมความถูกต้องและความเคารพ - เสียงที่ยอมรับได้เฉพาะสำหรับจดหมายธุรกิจ
• จดหมายควรจะยั่งยืนในรูปแบบธุรกิจแห้ง - จะดีกว่าเพื่อหลีกเลี่ยงการเปลี่ยนอารมณ์จากการพูดสามัญ

จดหมายธุรกิจที่เขียนขึ้นด้วยความแตกต่างเหล่านี้จะทำให้ผู้ส่งของคุณประทับใจ และในโลกธุรกิจนี้จะช่วยเปิดประตูด้านขวา